Jak e-kidsplanet zaoszczędziło ponad 300 godzin rocznie dzięki automatyzacji zamówień w Base.com
Polski sklep internetowy e-kidsplanet, o ugruntowanej pozycji na rynku zabawek i artykułów dziecięcych, tracił kilkadziesiąt godzin miesięcznie na ręczne przygotowywanie zamówień do dostawców — powtarzalną, schematyczną pracę, którą wykonywano kilka razy w tygodniu. Wdrożono dedykowane narzędzie, które na podstawie danych z systemu magazynowego automatycznie generuje gotowe dokumenty zamówień dla każdego dostawcy z osobna i zapisuje je jako arkusze Google. Czas potrzebny na przygotowanie zamówień skrócił się o 6 godzin tygodniowo — co daje 24 godziny miesięcznie i ponad 300 godzin rocznie odzyskanych dla biznesu.
Klient i Wyzwanie
Kontekst biznesowy
E-kidsplanet to sklep internetowy z wieloletnią obecnością na rynku, oferujący szeroki asortyment produktów dla dzieci. Regularna rotacja towaru i współpraca z wieloma dostawcami oznaczają, że zamówienia uzupełniające to nie jednorazowy projekt — to stały, powtarzający się element operacyjny, który wraca kilka razy w tygodniu, tydzień po tygodniu.
Problem: godziny pracy w pętli powtórzeń
Proces zamawiania towaru wyglądał następująco: każdy dostawca musiał otrzymać oddzielny dokument zawierający wyszczególnioną listę produktów wraz z ilościami. Przy współpracy z wieloma dostawcami i częstotliwości pięciu zamówień w tygodniu oznaczało to żmudną, ręczną pracę — sprawdzanie stanów magazynowych, przepisywanie danych, przygotowywanie kolejnych plików.
Sześć godzin tygodniowo. Dwadzieścia cztery godziny miesięcznie. Ponad trzysta godzin rocznie — poświęconych na zadanie, które nie wymaga ani kreatywności, ani doświadczenia. Wymaga jedynie czasu.
Co istotne, dokumenty były przechowywane lokalnie na komputerze — bez kopii zapasowej, bez możliwości łatwego dostępu do historii zamówień, bez podstaw do analizy trendów zakupowych.
Prawdziwy koszt powtarzalnej pracy to nie tylko czas — to też koszt alternatywny. Każda godzina spędzona na przepisywaniu danych to godzina, której nie poświęcono na rozwój oferty, relacje z dostawcami czy analizę sprzedaży.
Rozwiązanie
Faza 1 — Discovery: proces zanim powstanie narzędzie
Punktem wyjścia była szczegółowa rozmowa z klientem o tym, jak proces wyglądał w rzeczywistości — nie jak powinien wyglądać, lecz jak faktycznie był realizowany każdego tygodnia. Przeanalizowano:
- Skąd pochodziły dane o stanach magazynowych i jak były odczytywane.
- Jak wyglądała struktura dokumentów wysyłanych do poszczególnych dostawców.
- Jakie były oczekiwania co do formatu, zawartości i miejsca przechowywania gotowych plików.
- Gdzie leżały największe straty czasu i gdzie ryzyko błędu było najwyższe. Ten etap pozwolił precyzyjnie określić, co ma robić narzędzie — i czego robić nie powinno.
Faza 2 — Budowa narzędzia: prosta obsługa, złożona praca w tle
Powstało dedykowane narzędzie zaprojektowane z myślą o codziennym użytkowaniu przez osobę nietechniczną. Jego działanie z perspektywy użytkownika jest intuicyjne:
- Użytkownik tworzy listę zadań — każde zadanie definiuje, które produkty mają trafić do dokumentu i według jakich kryteriów.
- Narzędzie pobiera aktualne dane ze systemu BASE (dawniej Baselinker) — stany magazynowe, ilości, dane produktowe.
- Automatycznie generowane są oddzielne dokumenty dla każdego dostawcy, zgodnie z jego indywidualnymi wymaganiami.
- Gotowe pliki zapisywane są jako arkusze Google we wskazanym miejscu w Google Drive — dostępne natychmiast, z każdego urządzenia. Zadania można uruchamiać wielokrotnie — jedno kliknięcie zastępuje godziny pracy. Proces, który wcześniej wymagał ręcznego zaangażowania przy każdym zamówieniu, teraz działa jak zaplanowana rutyna.
📌 Sugestia wizualna: W tym miejscu dobrze sprawdzi się prosta ilustracja pokazująca trzy kroki z perspektywy użytkownika: (1) uruchom zadanie, (2) narzędzie pobiera dane z BASE, (3) gotowy arkusz Google pojawia się w Drive. Bez technicznego schematu — prosty, czytelny komunikat wizualny.
Dodatkowy efekt: porządek i bezpieczeństwo danych
Przeniesienie dokumentów do Google Drive rozwiązało problem, który wcześniej był niedostrzegalny — ale realny. Pliki przechowywane lokalnie na komputerze są narażone na utratę w przypadku awarii sprzętu. Nie są dostępne poza biurem. Nie pozwalają na szybkie porównanie zamówień z różnych tygodni.
Archiwum w Google Drive zmienia tę sytuację: każde wygenerowane zamówienie jest automatycznie zapisane, dostępne z dowolnego miejsca i gotowe do analizy historycznej — bez dodatkowego wysiłku ze strony zespołu.
Kluczowe Wyniki
- 6 godzin tygodniowo zaoszczędzone na przygotowaniu zamówień do dostawców.
- 24 godziny miesięcznie — trzy pełne dni robocze odzyskane dla zespołu co miesiąc.
- Ponad 300 godzin rocznie uwolnionych od powtarzalnej, ręcznej pracy.
- 5 zamówień tygodniowo obsługiwanych jednym kliknięciem zamiast wielogodzinnej pracy manualnej.
- Automatyczny backup i archiwum — koniec z ryzykiem utraty danych przechowywanych lokalnie.
- Dostęp do historii zamówień — podstawa do analizy trendów zakupowych i lepszego planowania zapasów.
Perspektywa Ekspercka
Automatyzacja przynosi największą wartość tam, gdzie praca jest powtarzalna, schematyczna i oparta na danych — a nie tam, gdzie jest najtrudniejsza. Zamówienia do dostawców to klasyczny przykład: wysoka częstotliwość, stała struktura, zero miejsca na kreatywność. Dokładnie taki proces, który narzędzie wykona szybciej i bezbłędnie.
W przypadku e-kidsplanet kluczowe było też to, że narzędzie musiało być proste w obsłudze na co dzień — bez szkoleń, bez dokumentacji technicznej, bez potrzeby angażowania IT przy każdym uruchomieniu. Cel był jasny: użytkownik klika, dokumenty się tworzą.
📌 Sugestia: Po uzyskaniu zgody klienta warto uzupełnić tę sekcję cytatem właściciela lub osoby odpowiedzialnej za zamawianie towaru — np. o tym, co robi teraz z odzyskanym czasem.
Podsumowanie i Wezwanie do Działania
Ponad 300 godzin rocznie to nie abstrakcyjna liczba — to siedem pełnych tygodni pracy, które co roku pochłaniał jeden powtarzalny proces. Proces, który dziś zajmuje kilka sekund.
Jeśli w Twoim biznesie istnieją podobne pętle powtarzalnej pracy — warto sprawdzić, ile czasu naprawdę kosztują i czy nie można ich wyeliminować raz na zawsze.
Porozmawiajmy o tym, gdzie w Twoim biznesie leży ukryty koszt powtarzalności.
📩 Skontaktuj się z nami · 🔗 Zobacz inne realizacje